Ключевые идеи книги: Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают. Деймон Захариадис - Smart Reading
• обусловленными реальной причиной (по сути, она является для вас стимулом начать действовать);
• сжатыми (вспомните закон Паркинсона «Работа занимает все время, отведенное на нее»: установка более жестких рамок для самих себя улучшит ваш фокус, вы действительно сможете делать больше). Шаг 5. Сократите список текущих задач до семи
Автор настоятельно рекомендует сократить ваш ежедневный список до семи задач, которые требуют минимум 15 минут на выполнение. С этим количеством вы реально можете справиться. О более мелких задачах поговорим далее. Шаг 6. Разделите задачи по проектам, типам или месту выполнения
Разделите задачи по нескольким параметрам: проект, тип работы и место. Составьте отдельный список для каждого.
Например, у вас могут быть проекты: написать книгу, сделать ремонт на кухне, купить машину. Возможные типы работы: аналитическая, креативная, механическая. Варианты места выполнения работ: в офисе, дома, в дороге.
Пишите разными цветами или используйте онлайн-инструменты, например Todoist. Шаг 7. Вычеркните ненужное
Регулярно вычеркивайте из основного списка задачи, которые уже неактуальны. Какие типы задач могут быть кандидатами на удаление:
• Расплывчато сформулированные желания.
• Задачи, смысл которых неясен (задачи без описаний, например «позвонить Джону». Зачем вам звонить ему? Как это продвинет вас в нужном вам направлении? Какие будут последствия, если этого не сделать?).
• Мелкие задачи. Их также нужно исключить. Они оказались в вашем списке случайно, просто потому, что вы о них в какой-то момент вспомнили.
• Лозунги. По сути, это обещания (вроде «сбросить вес» или «выучить испанский»). Превратите их в проекты, разбейте на задачи помельче и укажите сроки.
Очищая таким образом основной список дел, вы сделаете его действительно рабочим, потому что у каждой задачи будет конкретная цель. Шаг 8. Оцените, сколько времени нужно на выполнение каждой задачи
Чтобы понять, сколько времени отнимет решение конкретной задачи, нужно оценить, какие ресурсы (инструменты, информацию, людей) нужно для этого привлечь. Не пытайтесь угадать, сколько времени вам потребуется.
Если вы работаете над новой для вас задачей и не знаете, сколько времени вам нужно, поговорите с тем, кто ее уже выполнял. И не забывайте: «работа занимает все время, отведенное на нее». Шаг 9. Формулировка каждой задачи должна начинаться с активного глагола
Иногда для того, чтобы начать действовать, нам не хватает просто правильного слова. Такой силой обладают глаголы. Когда вы начинаете фразу с глагола, задача оживает.
Например, вместо задачи «химчистка» пишите «отвезти вещи в химчистку», вместо задачи «отчет» пишите «подготовить отчет». Глаголы должны быть максимально конкретны: вместо «связаться с Бобом по поводу отчета» пишите конкретно, что нужно сделать: позвонить, написать электронное письмо или заехать в офис.
Активные глаголы воодушевляют на выполнение задачи, потому что подразумевают конкретные действия и не оставляют места для раздумий. Шаг 10. Определите, где вам нужна помощь
Записывайте, какая помощь вам нужна для выполнения конкретных задач. Указывайте, что именно (расчеты, отчет, телефонный звонок) и когда вы ожидаете получить. Это поможет вам четко формулировать просьбы и будет напоминать о том, чего вы ждете, если даты пропущены. Восемь советов, чтобы списки задач работали
Ваш основной список задач, подробные списки задач и ежедневные списки – это взаимосвязанные компоненты одной большой системы. Эффективность зависит от целостности. Несвязанные списки только навредят вашему рабочему процессу. Совет 1. Ведите список мелких дел
Задачи, на выполнение которых у вас уходит менее 15 минут, заносите в список мелких дел. Не стоит засорять ими основной список, в котором может быть только семь пунктов. В течение дня выделяйте 30–45 минут на выполнение мелких задач. По возможности группируйте их по темам. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, считайте это одним пунктом в вашем списке задач.
Совет 2. Не допускайте перегрузок
Одна из основных угроз любой системы управления – это перегрузка. Периодически оценивайте свою загруженность, чтобы оценить, можете ли вы взять на себя дополнительные задачи или откажетесь от того, что запланировали. Совет 3. Группируйте задачи по содержанию
Краткие описания задач помогут понять, как выстроить их по очередности. Совет 4. Еженедельно пересматривайте основной список дел
Если в вашем основном списке более 12 задач, еженедельно пересматривайте его. Так вы сможете оценить прогресс и откорректировать приоритеты, если они изменились.
• Соберите все списки дел, включая основной и списки с подробным описанием задач.
• Проведите мозговой штурм. Дополните основной список дел.
• Разбейте новые проекты на отдельные задачи.
• Распределите новые задачи в соответствии с их контекстом (проект, тип деятельности и место выполнения). При необходимости создайте новые списки на основе этих описаний.
• Разберите почту. Ответьте на сообщения, если это необходимо. Если сообщение требует каких-либо несрочных действий, запишите это в основной список дел и заархивируйте сообщение. Также заархивируйте сообщения, которые не требуют ответа или действия, но могут понадобиться. Удалите все остальное.
• Удалите из всех списков задачи, в которых больше нет необходимости.
• Выберите важные и срочные задачи, отметьте их как кандидатов в ваш ежедневный список дел.
• Отметьте задачи, для которых вам нужно вовлечение других людей. Добавьте к ним имена, даты и все прочие подробности.
• Проверьте сроки по самым важным задачам. Исправьте, если необходимо.
• Добавьте сроки выполнения по всем новым задачам.
• Просмотрите свой календарь на будущую неделю. Создайте список дел на день. Совет 5. Обновляйте список целей
Ваши цели определяют, как вы проводите свое время. Они дают вам понимание, чего вы хотите достичь как в краткосрочном, так и в долгосрочном плане. Когда вы это знаете, вы осознаете, что каждое принятое решение либо приближает вас к вашей цели, либо удаляет от нее. Ваши цели должны быть конкретными. И вы обязательно должны их записывать. Пересматривайте их раз в месяц, уделяя этому 30 минут. Соответственно, меняйте списки задач. Совет 6. Не увлекайтесь методологией
Изменяйте детали вашей системы, если вы находите новые, более эффективные способы справляться с делами. Но не увлекайтесь перебором методик – ведь задача состоит в повышении продуктивности, а не в бесконечном переборе вариантов. Совет 7. Создайте систему на ваш вкус
Не существует идеальной системы списков задач. Основные части эффективной системы – сроки, описание задач, разделение на текущие и будущие задачи – универсальны для всех. Другие компоненты не так важны, их можно менять или вообще не использовать. Главное, чтобы ваш подход соответствовал вашим обстоятельствам. Совет 8. Будьте последовательны
Система списков дел будет эффективна только при постоянном использовании. Если
