Ключевые идеи книги: Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают. Деймон Захариадис - Smart Reading
№ 8. Метод Канбан
Метод Канбан – рай для визуалов. Это прекрасная стратегия, если вам нравится видеть свои проекты и задачи на разных стадиях выполнения.
Как это работает: возьмите настенную доску и пачку стикеров. На доске сделайте три колонки: левая колонка «Задачи», средняя «В процессе», правая «Сделано». Каждое новое задание записывайте на стикере и приклеивайте его в колонку «Задачи». Начав работу над задачей, вы переклеиваете стикер в среднюю колонку «В процессе». Когда задание завершено, стикер перемещается в колонку «Сделано».
У этого подхода есть несколько существенных преимуществ. Во-первых, это очень наглядная презентация ваших проектов и задач. Он позволяет выбрать наиболее важные задачи и легко расставлять приоритеты в зависимости от срочности. Метод Канбан позволяет вам отслеживать прогресс выполнения задач, и каждая задача может быть легко связана с проектом, к которому она относится, если вы используете стикеры разных цветов.
Электронные инструменты для метода Канбан – Trello, KanbanFlow, LeanKit, Kanbanote.
Один из недостатков системы Канбан – о каком-нибудь небольшом деле можно запросто забыть, если оно затеряется в общей массе. № 9. Матричная система
Читайте саммари этой книги в библиотеке Smart Reading
Эта система была представлена Стивеном Кови в его книге «Семь навыков высокоэффективных людей». Eе также называют матрицей Эйзенхауэра. Матрица состоит из четырех квадрантов:
• важное срочное;
• важное несрочное;
• неважное срочное;
• неважное несрочное.
Все задачи распределяются по квадрантам в соответствии с этими характеристиками.
Задачи из первого квадранта должны быть сделаны немедленно.
Задачи из второго квадранта не такие срочные, но их выполнение должно быть запланировано на определенное время в ближайшем будущем.
Задачи из третьего квадранта можно делегировать кому-нибудь, а задачи из четвертого вообще можно не делать.
Эта система дает вам простой способ понять, какие задачи требуют вашего внимания, а какие можно проигнорировать. Она заставляет фокусироваться на задачах, которые напрямую связаны с вашими целями.
Вы будете постоянно спрашивать себя: «Важна ли эта задача для меня?» Неважные задачи можно не делать без какого-либо чувства вины. Недостатки у матрицы тоже есть: она не требует расшифровки задач (то есть вы не знаете, сколько времени вам нужно на выполнение задач) и, кроме того, может возникнуть проблема, если у вас накопится слишком много дел в одном из квадрантов (особенно сложно решить, на чем фокусироваться, если много задач во втором квадранте). № 10. Как привести дела в порядок (GTD)
Система Дэвида Алена «Как привести дела в порядок» – одна из самых известных систем управления задачами. Если вкратце, в нашей голове крутится очень много задач, которые мы должны сделать. Большинство из них никак не категоризированы с точки зрения содержания, приоритета и ожидаемого эффекта. У нас нет никакого плана действий, поэтому остается чувство незаконченности. Мы хотим выполнить эти задачи, но не предпринимаем для этого никаких действий, что приводит к стрессу.
Система «Как привести дела в порядок» заставляет нас взять все эти мысли из головы и перенести их на бумагу. Имея такой список, мы структурируем задачи в соответствии с их содержанием: создаем несколько списков и распределяем по ним задачи. Раз в неделю списки обновляем.
Читайте саммари книги «Как привести дела в порядок» в нашей библиотеке
Это очень примерное описание системы «Как привести дела в порядок», про нее написана целая книга. У этого подхода есть и плюсы, и минусы: например, он не дает возможности оценить всю совокупность задач в целом, не дает представления о приоритетах и не связывает задачи с целью, а ведь именно эта связь обеспечивает фокус. Как создать идеальный список задач
Многие люди недооценивают влияние списков задач на нашу продуктивность. Но списки действительно играют решающую роль. Они помогают снижать стресс, фокусироваться и избегать препятствий на пути выполнения задач. Шаг 1. Отделите текущие задачи от будущих
Создайте два списка задач: «Текущие задачи», на которые будете тратить свое время и внимание каждый день, и «Будущие задачи» для отслеживания всех задач, требующих вашего внимания (его вы просмотрите только в конце дня, чтобы создать список дел на следующий день). Этот простой шаг – отделить текущие задачи от будущих – критичен. Работая со списком «Текущие задачи», вы увидите, как он вас мотивирует и вдохновляет. Есть что-то бодрящее в том, чтобы вычеркивать каждую сделанную задачу из вашего списка. В конце дня вы будете радоваться своему успеху. Шаг 2. Определите, к какому результату приведет вас выполнение каждой задачи
Единственная причина начать что-либо делать – это приблизиться к какой-то конкретной цели. Мы начинаем действовать, чтобы получить конкретный результат. Подумайте об этом с точки зрения ваших списков задач. Как часто вы не справляетесь с какой-то задачей или даже не начинаете работать над ней, потому что она малозначима для вас? Самый простой способ справиться с делами в вашем списке – это определить причину для каждой задачи. Надо понимать, зачем эта задача возникла в вашем списке. Определите, почему вам нужно ее выполнить, и запишите эту причину рядом с задачей. Нужно действительно записать эту причину – это придает ей материальность. Тогда действие будет означать, что вы движетесь к цели, которой хотите достичь.
Шаг 3. Разбейте проекты на отдельные задачи
Чтобы воплотить проект, разбейте его на компоненты. Проект воплощается в жизнь благодаря работе над отдельными задачами. Вы наверняка знаете об этом интуитивно. Но используете ли вы этот принцип для ваших ежедневных списков задач? Разбивка проектов на небольшие задачи делает их более достижимыми. Это также позволяет вам фокусировать внимание и время на задачах в соответствии с их срочностью и важностью. Шаг 4. Определите срок для каждой задачи
Указывайте сроки для ваших заданий. Сроки могут быть гибкими. Вы можете изменять их, если изменяются приоритет и важность задачи. Сроки не обязательно должны быть точными. Например, если срок выполнения задачи еще не близок, вы можете определить его, например, как «середина августа» вместо «15 августа». Сроки должны быть:
• реалистичными (нет смысла указывать
