Ключевые идеи книги: Формула списка дел. Как без стресса создавать списки задач, которые работают. Деймон Захариадис - Smart Reading

3. В ваших списках не более 10 задач (3 балла). В ваших списках не более 7 задач (5 баллов).

4. Вы группируете задачи в разные списки по степени сложности и по трудозатратам.

5. Вы планируете ровно столько дел, сколько можете успеть.

6. Вы добавляете информацию о важности задания и о времени, которое требуется на его выполнение.

7. Вы описываете свои задачи кратко, четко и можете быстро определить, выполнены они или нет.

8. Вы связываете каждое задание с конкретной целью.

Суммируйте оценки. Если у вас получилось от 32 до 40 баллов, считайте себя экспертом по составлению списков дел. Если у вас от 19 до 31, вы неплохо справляетесь, но все-таки некоторые области вашей стратегии управления задачами можно улучшить. Если у вас 18 и менее баллов, вам нужно изменить свой подход к составлению списков задач.

Как отрицательные эмоции снижают вашу производительность

Очень важно понимать, как эмоции влияют на производительность. Если мы несчастны, испытываем стресс или страх, производительность падает. Мы не хотим вовлекаться в работу независимо от того, какую роль она играет в достижении наших целей. Мы становимся менее креативными, и нам трудно принимать решения. Мы теряем фокус и очень легко отвлекаемся. В результате мы делаем очень мало.

Подумайте об этом с точки зрения правильно составленных списков дел. Даже если ваши списки недлинные, связаны с конкретными целями, включают сроки и всю необходимую информацию для приоритизации задач, ваши результаты могут быть недостаточно хорошими. Негативные эмоции могут просто не дать вам сконцентрироваться и закончить дела. Постарайтесь разобраться, что вызывает эти негативные эмоции, и примите меры, чтобы изменить что-то в своей жизни и уменьшить стресс.

10 самых популярных систем составления списков задач № 1. Длинные списки «все включено»

В этой стратегии нет ничего элегантного. Вы просто записываете каждое дело, которое приходит вам в голову, в единый список.

Вы уже видите недостатки, которые есть в этом подходе. Во-первых, ваш список будет слишком длинным, во-вторых, в нем будет слишком много возможностей для выбора, и, в-третьих, он будет слишком разнородным. Хочется отметить, что такие списки все-таки имеют право на жизнь. Просто это первый шаг составления списка. После того как вы запишете все дела, которые приходят вам в голову, нужно будет организовать их с учетом важности, приоритета, содержания и других характеристик. № 2. Список «Задача + дата начала + срок выполнения»

Привлекательность такого варианта списка дел в его простоте. Кроме того, в нем есть один из самых важных элементов – сроки. Такой список позволяет сфокусироваться на небольшом количестве задач. Вы можете уделять внимание задачам, которые уже начаты или должны быть начаты в этот день, и отложить те, дата начала которых еще не наступила. Кроме того, вы сможете избежать ситуации, когда начинаете работать над задачей в последнюю минуту. Указанная вами дата начала подскажет, что уже нужно начинать работать над ней, чтобы уложиться в срок. У этого способа тоже есть недостатки, но он гораздо лучше, чем первый вариант списка «все включено». № 3. Парные списки: основной список и список дел на день

Этот подход подразумевает, что у вас есть два отдельных списка: ваш основной список и список дел на день. Основной список – это, по сути, хранилище всех ваших задач независимо от их приоритета, сроков, времени на выполнение и проектов, с которыми они связаны. Второй список – список дел на день, который вы держите под рукой и периодически просматриваете, чтобы отслеживать прогресс.

Как работают эти списки вместе? Каждый день вы просматриваете свой основной список дел и выбираете задачи, которые нужно сделать в ближайшее время. Вы переносите их в свой список дел на день, учитывая, что в вашем расписании есть достаточно времени на их выполнение. Такой подход может быть эффективным, если у каждого задания определены срок выполнения, содержание, приоритетность и время, необходимое на выполнение. № 4. Стратегия 3 + 2

Эту систему можно описать очень простой формулой: три большие задачи и две небольшие. Каждый день вы выбираете пять задач, над которыми будете работать.

Большие задачи занимают от одного до двух часов, небольшие задачи должны выполняться не дольше 30 минут.

Основное преимущество этой стратегии в том, что она ограничивает количество дел, которые вы делаете за день: их пять, не больше и не меньше.

Стратегию можно сочетать с «техникой помидора». Разделите одну из своих больших задач на четыре «помидора», каждый по 25 минут, и запланируйте пятиминутные перерывы.

Одним из преимуществ этого подхода будет минимизация переключения с задачи на задачу. Так как ваш список дел будет включать всего несколько задач, на которых нужно сфокусироваться, вы вряд ли будете все время переключаться с одного на другое. Конечно, недостатки у этого подхода тоже есть. Он жесткий, без возможности гибкости и подстройки. Кроме того, в нем нет указаний, как выбирать эти пять задач на день. Автор рекомендует использовать стратегию 3 + 2 так: составьте основной список всех дел, которые вам нужно сделать, с указанием подробностей каждой задачи, сроков и целей. И каждый вечер выбирайте из него три большие задачи и две небольшие на следующий день. № 5. Правило 1–3–5

Правило 1–3–5 – это разновидность стратегии 3 + 2. Вы выбираете одну большую задачу, три задачи среднего размера и пять небольших задач, чтобы выполнить все это в течение дня. Таким образом, количество задач увеличивается до девяти. Этот подход гибче, чем техника 3 + 2: во-первых, можно сделать девять дел, а не пять, во-вторых, появляется третья категория задач, в-третьих, число задач все же ограниченно. Недостатки тоже есть: этот подход не учитывает содержание задач и не подсказывает, по какому принципу выбирать текущие задачи из общего списка дел. № 6. Система, основанная на проектах

В этой системе вы разбиваете задачи на категории на основании проектов, с которыми они связаны. В итоге получается несколько списков, по одному на каждый проект. Плюс в том, что привязка к основной цели заложена изначально и вы ясно видите прогресс по всем проектам. Вы можете легко выбирать задание, над которым начнете работать, в зависимости от того, какой проект для вас сейчас наиболее актуален. Недостатки этой системы: она не определяет структуру вашего дня и содержит мало подробностей о каждом задании (неизвестно нужное время и приоритеты). № 7. 3-MIT-подход

MIT – это аббревиатура от most important task, что в переводе означает «самая важная задача». Она была популяризирована Лео Бабаутой из